Privacyverklaring klanten/prospecten/leveranciers IMPACT NV

Jouw privacy is belangrijk voor ons!

We willen jouw persoonsgegevens op een wettelijke, correcte en transparante manier verwerken. In deze privacyverklaring leggen we uit welke persoonsgegevens we van jou als natuurlijke persoon verwerken en wat de doeleinden zijn. Verder wordt ook uitgelegd welke rechten je hebt om jouw privacy te garanderen en eventueel te verbeteren. Tot slot informeren wij jou over de beveiligingsmaatregelen die wij nemen teneinde jouw persoonsgegevens te beschermen.

1. Wie zijn wij?

Jouw gegevens worden verwerkt door IMPACT NV, met maatschappelijke zetel te Luikersteenweg 167, 3500 Hasselt, ingeschreven in de Kruispuntbank van Ondernemingen onder het nummer 0464.633.166.

Binnen onze organisatie zijn de gegevens alleen toegankelijk voor verantwoordelijke personen die daar naargelang van hun taken toegang toe moeten hebben.

Indien je bijkomende vragen hebt en/of meer informatie wenst, kan je steeds onze DPO Audrey Vanderperren contacteren op het volgende contactadres privacy@impact.be.

2. Welke persoonsgegevens verzamelen we?

Wij verzamelen in principe enkel jouw professionele contactgegevens.

2.1. Gegevens die we rechtstreeks verzamelen

Om te weten wie je bent	Om je te contacteren	Om te factureren of betalingen uit te voeren
Aanspreektitel	Telefoonnummer	Bankrekeningnummer
Naam	Gsm-nummer
Voornaam	Faxnummer
Functie	E-mailadres
Adres	Taal

Bovenstaande gegevens worden verzameld en verwerkt met als grondslag “de noodzakelijkheid voor de uitvoering van de overeenkomst” of “ons gerechtvaardigd belang”, indien IMPACT NV met jou een klanten/leveranciersrelatie heeft.

Indien IMPACT NV met jou nog geen klanten/leveranciersrelatie heeft, zijnde wanneer IMPACT NV je als potentiële klant/prospect wil contacteren, zal IMPACT NV jouw gegevens enkel registreren met jouw uitdrukkelijke toestemming.

2.2. Publieke gegevens en gegevens die we onrechtstreeks verzamelen

Het kan bijvoorbeeld gaan om gegevens die onderworpen zijn aan een publicatieplicht, zoals de publicatie van jouw benoeming als bestuurder van een vennootschap, of het gaat om gegevens die je zelf publiek hebt gemaakt, zoals informatie op jouw website, …

Het kunnen ook gegevens zijn die publiek zijn, omdat ze bijvoorbeeld algemeen bekend zijn in jouw streek of omdat ze in de pers verschenen zijn. Ook informatie op bijvoorbeeld de Kruispuntbank van Ondernemingen, TrendsTop en Atradius behoren hiertoe.

2.3. Wat je ons vertelt kan worden verwerkt

Als je ons telefonisch contacteert, kan onze receptie jouw voornaam en naam en jouw telefoonnummer noteren om een contactoverzicht op te bouwen en te bekijken wie gebruikmaakt van onze dienstverlening.

2.4. Wat gebeurt er op onze website?

Bij een bezoek aan onze site bewaren we volgende persoonsgegevens:

• Jouw e-mailadres als je boodschappen/vragen plaatst op deze website;
• Jouw e-mailadres als je dit aan ons communiceert;
• Jouw e-mailadres als je deelneemt aan discussieforums;
• Alle informatie met betrekking tot de pagina's van andere sites die je geraadpleegd hebt om naar onze site te gaan;
• Alle informatie met betrekking tot de pagina's die je op onze site geraadpleegd hebt;
• Alle informatie die je vrijwillig verstrekt hebt (bijvoorbeeld onderzoeksinformatie en/of site-registratie).

Deze informatie wordt gebruikt om de inhoud van onze website te verbeteren met als rechtsgrond ons gerechtvaardigd belangen jouw voorafgaande toestemming.

2.5. Direct Marketing

Bij een bezoek aan onze site bewaren we volgende persoonsgegevens:

• Jouw e-mailadres als je boodschappen/vragen plaatst op deze website, deelneemt aan discussieforums of als je dit aan ons communiceert;
• Jouw postadres als je dit aan ons communiceert;
• Jouw telefoonnummer als je dit aan ons communiceert;>
• Jouw gsm-nummer als je dit aan ons communiceert;
• Alle informatie met betrekking tot de pagina's van andere sites die je geraadpleegd hebt om naar onze site te gaan;
• Alle informatie met betrekking tot de pagina's die je op onze site geraadpleegd hebt;
• Alle informatie die je vrijwillig verstrekt hebt (bijvoorbeeld onderzoek informatie en/of site-registratie).

Deze informatie wordt voor direct marketingdoeleinden gebruikt met als rechtsgrond jouw voorafgaande toestemming.

Als je ons jouw postadres via het web meedeelt kan je periodieke mailings ontvangen van ons, met informatie over producten en diensten en opkomende evenementen indien je hiervoor jouw expliciete toestemming hebt gegeven of indien je al klant bij ons bent en je jouw adres meegedeeld hebt.

Als je ons jouw telefoonnummer via het web meedeelt kan je telefonisch gecontacteerd worden door ons bedrijf met betrekking tot informatie over onze producten en onze diensten of over opkomende evenementen indien je hiervoor jouw expliciete toestemming hebt gegeven of indien je al klant bij ons bent en je jouw telefoonnummer meegedeeld hebt.

Als je ons jouw gsm-nummer via het web meedeelt kan je via tekstberichten (SMS/MMS/ed) gecontacteerd worden door ons bedrijf met betrekking tot informatie over onze producten en onze diensten of over opkomende evenementen (voor direct marketing doeleinden) indien je hiervoor jouw expliciete toestemming hebt gegeven of indien je al klant bij ons bent en je jouw nummer meegedeeld hebt.

Als je ons jouw e-mailadres via het web meedeelt kan je via e-mail gecontacteerd worden door ons bedrijf met betrekking tot informatie over onze producten en onze diensten of over opkomende evenementen (voor direct marketing doeleinden) indien je& hiervoor jouw expliciete toestemming hebt gegeven of indien je al klant bij ons bent en je jouw e-mail adres meegedeeld hebt.

Als je van geen enkel bedrijf nog mailings of telefonische oproepen wenst te ontvangen, contacteer dan de Robinson-lijst van het Belgisch Direct Marketing Verbond (online: www.robinsonlist.be, gratis telefoonnummer: 0800-91 886 of per post: BDMV, Robinson list, Buro&Design Center, Heizel Esplanade B46, 1020 Brussel).

2.6. Cookies

Wanneer je onze website bezoekt worden ook bepaalde gegevens bewaard, op basis van cookies die worden geplaatst.

Wat zijn cookies?

Cookies zijn kleine tekstbestanden die op de computer of ander toestel worden opgeslagen als je een website bezoekt of gebruik maakt van een applicatie. Het cookie-bestand laat toe om jouw browser te herkennen gedurende het bezoek aan de online-dienst of bij volgende bezoeken.

Cookies kunnen geplaatst worden door de server van de website of applicatie die je bezoekt, maar ook door servers van derde partijen die met deze website of applicatie samenwerken.

Via jouw browserinstellingen kan je de installatie van cookies weigeren of beheren. Je kan ook op elk moment de al geïnstalleerde cookies van jouw computer of mobiel apparaat verwijderen.

Welke cookies gebruikt onze website?

Onze website gebruikt functionele cookies (in hoofdzaak tijdelijke cookies) om het gebruik van onze website mogelijk te maken en/of te vergemakkelijken. Je kan deze cookies uitzetten via jouw browser, maar dit kan het functioneren van onze website negatief aantasten. Zodra je jouw browser of de applicatie sluit en verlaat worden deze cookies gewist.

Derde-partij-cookies zijn cookies die beheerd en geplaatst worden door een derde partij (bv. YouTube, Twitter, Facebook, Vimeo, ...). Derde-partij-cookies zorgen er dus voor dat bepaalde gegevens door jouw bezoek of gebruik van onze website aan derden verzonden worden. Hiervoor verwijzen wij naar de verklaringen die deze partijen hierover op hun eigen websites daarover geven: Facebook, Twitter, Google/Youtube, Vimeo, ... Let op dat deze verklaringen regelmatig kunnen wijzigen. 

Via onze website worden ook cookies geplaatst van het Amerikaanse bedrijf Google, als deel van de Google Analytics dienst. Google Analytics maakt gebruik van "cookies" (tekstbestandjes die op jouw computer worden geplaatst) om de website te helpen analyseren hoe gebruikers de site gebruiken. De door het cookie gegenereerde informatie over jouw gebruik van de website (met inbegrip van jouw IP-adres) wordt overgebracht naar en door Google opgeslagen op servers in de Verenigde Staten. Google gebruikt deze informatie om bij te houden hoe je de website gebruikt, rapporten over de website-activiteit op te stellen voor website-exploitanten en andere diensten aan te bieden met betrekking tot website-activiteit en internetgebruik.

Google mag deze informatie aan derden verschaffen indien Google hiertoe wettelijk wordt verplicht, of voor zover deze derden de informatie namens Google verwerken. Google zal jouw IP-adres niet combineren met andere gegevens waarover Google beschikt. Je kan het gebruik van cookies weigeren door in jouw browser de daarvoor geëigende instellingen te kiezen. Wij wijzen je er echter op dat je in dat geval wellicht niet alle mogelijkheden van deze website kan benutten.

Door gebruik te maken van deze website geef je toestemming voor het verwerken van de informatie door Google op de wijze en voor de doeleinden zoals hiervoor omschreven.

3. Waarom verzamelen we jouw persoonsgegevens?

Naargelang de situatie heeft IMPACT NV bepaalde informatie van jou nodig om bepaalde diensten te kunnen aanbieden. De informatie die IMPACT NV opvraagt en waarmee wij je kunnen identificeren, worden persoonsgegevens genoemd. Hieronder kan je per situatie nagaan waarom IMPACT NV deze persoonsgegevens opvraagt en waarvoor jouw persoonsgegevens zullen worden gebruikt.

Jouw gegevens worden naargelang van het geval gebruikt voor de volgende doeleinden:

• Voor contactpersonen bij klanten: jouw gegevens zijn noodzakelijk om de overeenkomst die je met ons sluit op een correcte manier te kunnen uitvoeren. Doordat je een contract sluit met ons dienen wij te beschikken over de nodige persoonsgegevens om onze dienstverlening, die vervat zit in het contract, te kunnen aanbieden. Voor contactpersonen bij prospecten, in het kader van een mogelijke samenwerking in de toekomst, verzamelen we jouw contactgegevens op basis van jouw uitdrukkelijke toestemming.

Dit is voornamelijk het versturen van informatie in het kader van:

• Uitwisseling voor het ter beschikking stellen van uitzendkrachten
• Spontane voorstellingen van kandidaat-uitzendkrachten
• Sectoradvies
• Uitnodigingen en informatie voor opleidingen
• Uitnodigingen voor evenementen in het kader van een professionele samenwerking, netwerkevent
• Gelukwensen voor speciale gelegenheden, zoals bv. huwelijken, geboortes, …
• Mailings met klantenattenties, zoals bv. kerstkaarten, zomeractie, …

De persoonsgegevens die worden verzameld worden administratief en boekhoudkundig verwerkt. Indien je niet wil dat jouw persoonsgegevens in dit kader worden verwerkt, is het niet mogelijk om de dienstverlening waarvoor je contractueel met ons verbonden bent uit te voeren.

• Potentiële nieuwe contacten door het overhandigen van het visitekaartje: indien je ons op de een of andere manier een visitekaartje hebt overhandigd, nemen wij jou op in onze database. Wij gaan er hier van uit dat je door de overhandiging ook jouw uitdrukkelijke toestemming geeft om te worden opgenomen in onze database. Bovendien slaan wij ook de publiek toegankelijke gegevens die wij over jou vinden op in onze database. Wij gaan ervan uit dat wij deze persoonsgegevens ook mogen bewaren vermits je deze publiek toegankelijk hebt gemaakt.
   
• Voor leveranciers: de persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de overeenkomst worden verzameld. Het gaat dan voornamelijk om naam, voornaam, telefoonnummer en e-mailadres van contactpersonen om een gemakkelijke communicatie mogelijk te maken.
   
• De gegevens die we bewaren bij jouw bezoek aan onze website, verwerken we met als rechtsgrond jouw voorafgaande toestemming en ons gerechtvaardigd belang.

4. Wie ontvangt mijn persoonsgegevens?

Jouw persoonsgegevens worden in principe niet doorgegeven aan andere partijen.

IMPACT NV verwerkt deze persoonsgegevens in overeenstemming met de onder punt 3 vermelde doelen. Enkel de medewerkers binnen onze organisatie, die in uitvoering van hun functie jouw persoonsgegevens nodig hebben, zullen deze kunnen consulteren.

Bij het organiseren van evenementen kunnen wij jouw persoonsgegevens (zoals naam en voornaam) wel doorgeven aan externe partijen die de evenementen organiseren en dit louter om organisatorische redenen en eveneens in het kader van veiligheid. Wij werken samen met een aantal derde partijen die jouw persoonsgegevens ook kunnen inkijken. Het gaat om de volgende ontvangers:

• Accountants & consultants in het kader van fiscale ondersteuning
• ICT-dienstverleners
• Organisaties in functie van externe audits
• Officiële instanties i.h.k.v. wettelijke verplichtingen die IMPACT NV dient na te leven.

Wij proberen zoveel mogelijk samen te werken met derde partijen binnen de Europese Unie. Als we toch beroep moeten doen op niet-Europese derden, trachten we ervoor te zorgen dat je gegevens buiten Europa even veilig zitten als hier in Europa. Zo sluiten we waar nodig Standaard Contractuele Clausules af met deze partners en zorgen we voor bijkomende waarborgen. De actuele lijst van derde partijen kan worden verkregen via eenvoudig verzoek per mail.

5. Hoe lang worden mijn persoonsgegevens bewaard?

Jouw persoonsgegevens worden bewaard zolang als nodig is om de doelen zoals omschreven onder punt 3 te verwezenlijken. Om administratieve redenen zal IMPACT NV jouw naam en voornaam wel archiveren, vermits deze niet gewist kunnen worden uit eventuele verslagen van bezoeken, … Jouw contactgegevens worden dan niet langer meer actief gehouden.

De klanten/leveranciers moeten echter zelf melden ingeval een bepaalde medewerker hun onderneming heeft verlaten, zodat IMPACT NV op de hoogte is dat zijn persoonsgegevens niet meer gebruikt kunnen worden in het kader van onze dienstverlening.

Uiteraard bewaren wij jouw persoonsgegevens in overeenstemming met mogelijke wettelijke verplichte termijnen en eventuele verjaringstermijnen die gelden.

6. Welke rechten kan je uitoefenen om de bescherming van jouw persoonsgegevens te garanderen?

6.1. Je kan jouw gegevens inkijken

Als je wil bekijken welke persoonsgegevens wij over jouw verwerken, dan kan dit door jouw recht op inzage uit te oefenen.

IMPACT NV zal je een zo volledig mogelijk overzicht geven van de persoonsgegevens die over jou worden bijgehouden. Wij kunnen nu reeds bevestigen dat er géén bijzondere categorieën van persoonsgegevens worden bijgehouden (zoals ras, etnische afkomst, gezondheidsgegevens, gegevens betreffende seksuele geaardheid, …).

Je kan een kopie krijgen van de persoonsgegevens die worden verzameld.

6.2. Je kan jouw gegevens laten verbeteren

Indien er wijzigingen zijn in jouw persoonsgegevens (zoals naam, adres, e-mailadres, …), dan kan je dit steeds laten verbeteren of vervolledigen.

6.3. Je kan jouw gegevens laten verwijderen

Indien je van mening bent dat wij bepaalde persoonsgegevens verwerken op onrechtmatige basis, d.w.z. zonder hiervoor een correct doel te hebben, dan kan je vragen om jouw persoonsgegevens te laten verwijderen.

In ieder geval is IMPACT NV gerechtigd jouw persoonsgegevens bij te houden ingeval een wettelijke verjaringstermijn dit oplegt.

6.4. Je kan vragen dat de verwerking van jouw persoonsgegevens wordt beperkt

Zijn jouw gegevens onjuist en heb je gevraagd jouw persoonsgegevens aan te passen of meen je dat wij jouw persoonsgegevens verwerken op onrechtmatige basis, dan kan je vragen om de verwerking van jouw persoonsgegevens te beperken.

Dit betekent dat wij jouw persoonsgegevens enkel en alleen met jouw toestemming verder mogen verwerken. Wij mogen jouw persoonsgegevens wel blijven opslaan, maar mogen er geen verdere verwerkingen mee uitvoeren zonder jouw toestemming, tenzij in het kader van een gerechtelijke procedure, voor de bescherming van natuurlijke personen of rechtspersonen of om gewichtige redenen van algemeen belang.

6.5. Je kan vragen om jouw persoonsgegevens rechtstreeks over te dragen aan een derde partij

Indien je dit wenst, kan je aan IMPACT NV vragen om de gegevens die je zelf aan ons hebt verstrekt, aan jou of rechtstreeks aan een derde partij over te dragen. De GDPR voorziet wel een aantal beperkingen op dit recht, zodat dit niet in alle gevallen van toepassing is. Dit moet uiteraard geval per geval worden onderzocht.

6.6. Je kan soms weigeren dat jouw gegevens volledig automatisch worden verwerkt

Sommige gegevensverwerkingen en processen verlopen volledig geautomatiseerd zonder menselijke tussenkomst.

Als je het niet eens bent met zo’n volledig geautomatiseerd proces, dan kan je bezwaar indienen hiertegen, zodat jouw persoonsgegevens niet meer op deze manier worden verwerkt.

Ook hier gelden een aantal uitzonderingen, die geval per geval moeten worden beoordeeld.

6.7. Je kan jouw toestemming intrekken

Wanneer jouw persoonsgegevens worden verwerkt op basis van toestemming (zie punt 3), kan je deze toestemming te allen tijde intrekken. IMPACT NV zal dan jouw persoonsgegevens moeten verwijderen.

Indien je een of meerdere van deze rechten wilt uitoefenen, gelieve dan het aanvraagformulier, terug te vinden op onze website www.impact.be/nl/privacy-policy-werkgever, in te vullen en duidelijk te specifiëren welk recht je wil uitoefenen. Voor inhoudelijke vragen over deze GDPR-policy van IMPACT NV, kan je je richten tot privacy@impact.be.

Bovendien melden we jou dat je te allen tijde klacht kunt indienen bij de toezichthoudende autoriteit indien je meent dat wij jouw rechten zoals hierboven opgenomen niet naleven: Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, tel. +32 (0)2 274 48 00, fax +32 (0)2 274 48 35, e-mail: contact@apd-gba.be.

7. Wij beschermen jouw persoonsgegevens

IMPACT NV doet er alles aan om jouw persoonsgegevens zo goed mogelijk te beveiligen en jouw privacy zoveel mogelijk te beschermen. IMPACT NV neemt alle maatregelen die daarvoor technisch en organisatorisch nodig zijn, want jouw privacy is belangrijk voor ons!

8. Wijzigingen aan deze privacyverklaring

Deze privacyverklaring is geen statisch document. Hij kan en zal in de loop van de tijd een aantal wijzigingen ondergaan. Je zal hiervan steevast tijdig op de hoogte worden gebracht.