Notă de informare a persoanei vizate privind procesul de recrutare / angajare / derularea raporturilor de muncă

Informarea dumneavoastră privind prelucrarea datelor cu caracter personal în scop de recrutare şi de angajare de personal este obligatorie în baza art. 13 alin. 1 şi 2 din Regulamentului European 2016/679 privind protecţia persoanelor fizice referitor la prelucrarea datelor cu caracter personal şi libera circulaţie a acestor date.

a) Datele dvs. personale vor fi prelucrate de IMPACT MUNCA S.R.L. cu sediul social la adresa Cluj-Napoca, str. Emil Racoviță nr. 60/A, et. 1 și M, jud. Cluj, România, înregistrată în Registrul Comerţului sub nr. J12/442/2022, CUI 45552889 e-mail: .................., tel ....... . Nu ne încadrăm în situaţiile care necesită numirea unui DPO (responsabil cu prelucrarea datelor cu caracter personal), dar persoanele vizate ne pot contacta pentru exercitarea drepturilor la sediul nostru din Cluj-Napoca, str. Emil Racoviță nr. 60/A, et. 1 și M, jud. Cluj, România, sau prin e-mail: ........................... ”.

b) Prelucrăm orice date necesare îndeplinirii scopului declarat, însă prelucrăm în special următoarele date:

• Informațiile dvs. de contact, cum ar fi adresa, adresa de e-mail, numărul de telefon și numărul de telefon mobil;
• Curriculum vitae, scrisori de motivare, note realizate la interviul de angajare.
• O copie a cărții de identitate sau a permisului de ședere și a posibilului permis de muncă, dacă este cazul.
• O copie a permisului de conducere, dacă acest lucru este necesar pentru contractul de muncă.
• Fotografii și videoclipuri.
• Informații despre salarizare, cum ar fi: numărul dumneavoastră de registru național, adresa dumneavoastră, starea dumneavoastră civilă, numărul de cont bancar, componența familiei dumneavoastră, data, locul și țara dumneavoastră de naștere, numărul dumneavoastră de telefon, adresa dumneavoastră de e-mail, componența a familiei tale, a naționalității tale, a sexului tău, a limbii tale.
• Salariul și statele dvs. de plată.
• Numele unui contact în caz de situații de urgență.
• Lista de verificare a recepției și fișa de lucru.
• Documente si formulare de evaluare in contextul angajării la o firma certificata SCC.
• Certificatele dumneavoastră de pregătire și posibilele rezultate ale testelor.
• Documentele dumneavoastră de securitate socială.
• Certificatul de aptitudine medicală dacă este necesar pentru contractul de muncă.

Când aplicați direct prin intermediul website-ului nostru, prelucrăm și următoarele date cu caracter personal:

• Numele dumneavoastră de domeniu (adresa IP) când vizitați paginile noastre web.
• Adresa dvs. de e-mail dacă postați mesaje/întrebări/comenzi pe acest site.
• Adresa dvs. de e-mail când ne notificați acest lucru.
• Adresa dumneavoastră de e-mail dacă participați la forumuri de discuții.
• Toate informațiile referitoare la paginile altor site-uri pe care le-ați consultat pentru a naviga pe site-ul nostru.
• Toate informațiile referitoare la paginile pe care le-ați consultat pe site-ul nostru.
• Toate informațiile pe care le-ați furnizat în mod voluntar (de exemplu, informații despre sondaj și/sau înregistrarea site-ului).

Când vizitați site-ul nostru, anumite date sunt salvate pe baza cookie-urilor care sunt instalate. 

Ce sunt cookie-urile?

Cookie-urile sunt fișiere text mici care sunt salvate pe computerul sau dispozitivul dvs. atunci când vizitați un site web sau utilizați o aplicație. Fișierul cookie ne permite să vă recunoaștem browserul atunci când vizitați serviciul online sau pentru vizitele ulterioare. Cookie-urile pot fi instalate de serverul site-ului sau aplicației pe care o vizitați, dar și de serverele terților care cooperează cu acest site sau aplicație.

Puteți refuza sau gestiona instalarea cookie-urilor în setările browserului dumneavoastră. De asemenea, oricând puteți șterge toate cookie-urile instalate de pe computerul sau echipamentul mobil.

Ce cookie-uri folosește site-ul nostru?

Site-ul nostru web folosește cookie-uri funcționale (predominant cookie-uri temporare) pentru a face posibilă utilizarea site-ului nostru web și/sau pentru a o simplifica. De asemenea, puteți dezactiva cookie-urile din browser, dar acest lucru poate afecta negativ funcționarea site-ului nostru. De îndată ce închideți și părăsiți browserul sau aplicația, aceste cookie-uri sunt șterse.

Cookie-urile de la terți sunt cookie-uri care sunt gestionate și instalate de o terță parte (de exemplu, YouTube, Twitter, Facebook, Vimeo etc.). Prin urmare, cookie-urile de la terți asigură că anumite date în urma vizitei sau utilizării site-ului nostru web sunt trimise către terți. Pentru aceasta ne referim la declarațiile pe care aceste părți le dau pe propriile site-uri cu privire la aceasta: Facebook, Twitter, Google/Youtube, Vimeo, etc. Rețineți că aceste declarații se pot schimba în mod regulat.

Site-ul nostru web instalează un cookie al companiei americane Google, ca parte a serviciului „Analytics”. Google Analytics folosește „cookies” (fișiere text mici care sunt instalate pe computerul dumneavoastră) pentru a ajuta site-ul să analizeze modul în care utilizatorii folosesc site-ul. Informațiile generate de cookie-ul despre modul în care utilizați site-ul web (inclusiv adresa dumneavoastră IP) sunt transferate și stocate de Google pe serverele din Statele Unite. Google folosește aceste informații în scopul evaluării utilizării de către dumneavoastră a site-ului web, pentru a crea rapoarte privind activitatea site-ului web pentru operatorii site-ului web și pentru a oferi alte servicii legate de activitatea site-ului web și utilizarea internetului.

Google este autorizat să distribuie aceste informații către terți dacă este obligat din punct de vedere legal să facă acest lucru sau în cazul în care sunt procesate de terți în numele Google. Google nu va combina adresa dumneavoastră IP cu alte informații la care au acces. Puteți refuza utilizarea cookie-urilor selectând setările corespunzătoare din browser. Cu toate acestea, vă informăm că, în acest caz, probabil că nu veți putea folosi întregul potențial al acestui site web.

Prin utilizarea acestui site web, sunteți de acord ca informațiile dvs. să fie prelucrate de Google în modul și în scopurile descrise mai sus.

Datele dvs. personale vor fi prelucrate legal în scop de:

c. 1.) Management al resurselor umane, pentru:

• participarea dvs. la prima etapă a procesului de recrutare - analiza CV-ului;
• contactarea dvs. pentru a fi informat despre rezultatul primei etape de recrutare şi, după caz, programarea dvs. la proba interviului;
• participarea la proba interviului;
• contactarea dvs. pentru a fi informat despre rezultatul probei interviului şi, după caz, programarea dvs. pentru îndeplinirea formalităţilor legale privind întocmirea/semnarea Contractului individual de muncă;
• întocmirea şi actualizarea dosarului de personal / a dosarului profesional conform Codului Muncii în vederea semnării Contractului individual de muncă şi a tuturor anexelor acestuia, precum şi pentru întocmirea documentaţiei Financiar - Contabile / salarizare, prevenirea spălării banilor, în condiţiile legii;
• efectuarea controlului medical periodic şi de medicina muncii;
• efectuarea instruirilor periodice de protecţia muncii şi PSI;
• eliberarea de documente la cererea dvs.: adeverinţe de salariat, adeverinţe de vechime şi alte tipuri de documente solicitate de dvs.;
• prelucrarea cererilor de exercitare a drepturilor conform prevederilor GDPR;
• înregistrarea şi procesarea sesizărilor şi reclamaţiilor dvs.;
• la solicitarea dvs. păstrăm CV-ul dvs. pentru a vă informa despre alte campanii de recrutare pentru posturi disponibile în organizaţia noastră;
• arhivare în condiţiile legii.

c. 2.) Promovarea activităţii prin canale media, site, conturi de socializare, organizarea şi derularea de evenimente:

• publicarea de fotografii şi / sau înregistrări video ale dvs., singur/ă sau în grup, de la evenimentele organizate şi derulate de noi, pe site-ul oficial şi pe conturile noastre de socializare;
• publicarea de articole, fotografii şi / sau înregistrări video ale dvs., singur/ă sau în grup în mass-media, radio şi/sau televiziune;

c. 3.) Prelucrăm datele dvs. personale în baza următoarelor temeiuri:

c. 3.1.) Pentru procesul de recrutare / angajare prelucrăm datele personale în baza Codului Muncii, a Legii Contabilităţii şi a altor legi care guvernează raporturile de muncă, precum şi în baza art. 6 alin. b) - „pentru executarea unui contract la care persoana vizată este parte sau pentru a face demersuri la cererea persoanei vizate înainte de încheierea unui contract” şi c) - „în vederea îndeplinirii unei obligaţii legale care îi revine operatorului”.

c. 3.2.) Dacă la angajare, sau pe perioada cât sunteţi angajat, solicitaţi plata salariilor într-un cont deschis la altă bancă decât cea cu care colaborăm noi, prelucrăm datele personale pentru a efectua operaţiunile de virament / transfer interbancar către banca indicată de dvs.

c. 3.3.) Dacă nu aţi fost angajat în urma procesului de recrutare, la solicitarea dvs. păstrăm CV-ul pentru a vă informa despre alte campanii de recrutare pentru posturi disponibile în organizaţia noastră pe baza acordului dvs. explicit, conform art. 6 alin. 1 lit. a.

c. 3.4.) Pentru promovarea activităţii noastre prin canale media, site, conturi de socializare, organizarea şi derularea de evenimente prelucrăm datele personale pe baza acordului dvs. explicit, conform art. 6 alin. 1 lit. a. Vă puteţi retrage consimţământul în orice moment, la fel de uşor cum l-aţi acordat, fără să fie afectată legalitatea prelucrării efectuată înainte de retragerea acordului, printr-o cerere depusă la secretariat. În cazul retragerii acordului nu există consecinţe negative pentru dvs.

d) În unele situații este posibil să prelucrăm date personale în interesele noastre legitime sau ale terţilor - art. 6 alin. 1 lit. f.. Veți fi informat în mod expres în acele situații în mod corespunzător, urmând să vi se solicite un acord distinct. În aceste situații, datele vor fi stocate pe dispozitive amplasate în locații securizate. Astfel, în aplicarea acestei dispoziții:

• Este posibil să prelucrăm imaginile dvs. prin intermediul camerelor de supraveghere în interesul nostru legitim, pentru protecţia bunurilor şi persoanelor.
• Nu monitorizăm activitatea angajaţilor prin intermediul camerelor de supraveghere pentru evaluarea anuală a performanţelor salariaţilor.
• Camerele de supraveghere au fost instalate şi semnalizate legal, de către persoane autorizate în condiţiile legii şi sunt amplasate pe holuri, orientate spre uşile de acces în sediu / pe etaj.

e) Datele dvs. cu caracter personal sunt transferate / dezvăluite către ITM, ANAF, AJPIS, instanţe de judecată, executori judecătoreşti, instituţii şi organisme de certificare şi autorizare, în condiţiile legii. De asemenea, datele dvs. cu caracter personal sunt transferate / dezvăluite următorilor operatori asociați, persoane împuternicite: În această secţiune vor fi detaliaţi toţi operatorii asociaţi, persoanele împuternicite, organele statului şi instituţiile publice cărora li se transferă datele personale. Este vorba despre colaboratori ai operatorului care furnizează acestuia servicii de tipul contabilitate şi salarizare, sănătate şi securitate în muncă, medicina muncii, emitere tichete de masă, plata salariilor, servicii IT, găzduire (hosting) site precum şi instituţii către care există obligaţii legale de raportare a datelor angajaţilor, clienţilor, după caz. Nominalizarea trebuie să fie expresă.

f) Nu transferăm şi nu intenţionăm să transferăm datele dvs. personale către o ţară terţă (non-UE) sau o organizaţie internaţională. Dacă intenţiile noastre se vor modifica, vă vom informa în prealabil, respectând prevederile Regulamentului 679/2016. g) Perioada de stocare a datelor cu caracter personal

g. 1.) În cazul în care CV-ul nu a fost selectat pentru ca dvs. să puteţi participa la proba interviului, datele dvs. vor distruse/şterse din orice documente/evidenţe întocmite pentru procesul de recrutare, imediat ce vi s-a comunicat rezultatul probei de analiză a dosarelor, cu excepţia cazului în care vă exprimaţi acordul explicit să păstrăm CV-ul pentru a vă informa despre alte campanii de recrutare pentru posturi disponibile în organizaţia noastră. În acest caz, stocăm datele personale o perioadă de maxim 3 ani (perioadă care este proporţională şi rezonabilă, pe termen scurt şi mediu, cu scopul unei persoane de a găsi şi de a ocupa un loc de muncă adecvat pregătirii sale), după care distrugem CV-ul;

g. 2.) În cazul în care nu aţi fost selectat pentru angajare în urma interviului, datele dvs. vor distruse/şterse din orice documente/evidenţe întocmite pentru procesul de recrutare, imediat ce vi s-a comunicat rezultatul probei interviului, cu excepţia cazului în care vă exprimaţi acordul explicit să păstrăm CV-ul pentru a vă informa despre alte campanii de recrutare pentru posturi disponibile în organizaţia noastră. În acest caz, stocăm datele personale o perioadă de maxim 3 ani (perioadă care este proporţională şi rezonabilă, pe termen scurt şi mediu, cu scopul unei persoane de a găsi şi de a ocupa un loc de muncă adecvat pregătirii sale), după care distrugem CV-ul;

g. 3.) În cazul în care procesul de recrutare se finalizează cu semnarea de către dvs. a Contractului individual de muncă, a anexelor acestuia şi a evidenţelor financiar-contabile / salarizare, în temeiul legii, datele dvs. personale vor fi prelucrate şi stocate conform legislaţiei în vigoare, însă pentru o perioadă de minim 5 ani după încetarea contractului.

g. 4.) Datele dvs. personale prelucrate pe baza consimţământului dvs. explicit se stochează pe toată perioada necesară atingerii scopurilor pentru care au fost colectate sau până la retragerea consimţământului.

h) În sensul Regulamentului European 2016/679 privind protecţia persoanelor fizice referitor la prelucrarea datelor cu caracter personal şi libera circulaţie a acestor date vă facem cunoscute drepturile dvs.: dreptul la informare, dreptul la acces, dreptul la rectificare, dreptul la ştergerea datelor, dreptul la restricţionarea prelucrării, dreptul de opoziţie, dreptul la portabilitatea datelor, dreptul de a depune plângere, dreptul de a nu face obiectul unei prelucrări automate.

i) Pentru prelucrarea datelor efectuată pe baza consimţământului dvs. aveţi dreptul de a vă retrage acordul de prelucrare, în orice moment, la fel de uşor cum l-aţi acordat, printr-o cerere scrisă depusă la sediul nostru sau prin e-mail. Retragerea consimţământului va avea efecte doar pentru viitor, prelucrarea efectuată anterior retragerii rămânând în continuare valabilă.

j) Aveţi dreptul de a depune plângeri la Autoritatea Naţională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal.

k) Obligativitatea furnizării datelor cu caracter personal

k. 1.) Pentru prelucrarea datelor personale pentru procesul de recrutare / angajare în baza Codului Muncii, a Legii Contabilităţii şi a altor legi care guvernează raporturile de muncă, precum şi în baza art. 6 alin. b) - „pentru executarea unui contract la care persoana vizată este parte sau pentru a face demersuri la cererea persoanei vizate înainte de încheierea unui contract” şi c) - „ în vederea îndeplinirii unei obligaţii legale care îi revine operatorului” sunteţi obligat să furnizaţi datele personale prevăzute de lege, altfel nu vom putea încheia contracte cu dvs. sau nu vom putea face demersuri pentru şi în numele dvs. pentru încheierea unui contract sau pentru îndeplinirea obligaţiilor legale pe care le avem.

k. 2.) Pentru prelucrarea datelor personale pe baza consimţământului dvs. nu sunteţi obligat/ă să furnizaţi datele personale şi nu există consecinţe negative pentru dvs., dacă refuzaţi furnizarea acestora.

l) Nu prelucrăm date personale printr-un proces decizional automatizat şi nu creăm profiluri în sensul menţionat la art. 22 alin. 1 şi 4 din GDPR. În cazul în care vom intenţiona să prelucrăm ulterior datele cu caracter personal într-un alt scop decât cel pentru care acestea au fost colectate, vă vom furniza, înainte de această prelucrare ulterioară, informaţii privind scopul secundar respectiv şi orice informaţii suplimentare relevante.